L'aide à la saisie que vous avez pour les auteurs Inra se branche sur l'application HR Access de gestion du personnel Inra. HR Access référence toutes les personnes payées par l'Inra mais également ce qu'on appelle des PEPS (personnes travaillant dans une unité Inra ou ayant eu une mission à l'Inra).

La conséquence est :

  • Présence de personnes qui n'ont jamais travaillé à l'Inra mais que l'on a déclaré dans HR dans le cadre d'une mission (déplacement - colloque...)
  • Absence de personnes qui travaillent vraiment dans l'unité mais qui n'ont pas besoin LDAP Inra ou de remboursements de frais sur budget Inra.
  • Malgré ces deux biais, cette source d'information est la plus complète et pratique à ce jour.

Un auteur INRA au sens de Prodinra 2 est un auteur présent dans HRAccess, c'est à dire, affilié à une unité INRA quelle que soit l'organisme qui le paie. 

Comment sont-ils différenciés alors ? 
Ce n'est plus le problème des personnes qui déposent, complètent et valident une notice. Cette différenciation n'a d'intérêt que pour l'exploitation des données (tableaux de bord, indicateurs, bibliométrie).
Une personne payée par l'Inra aura un attribut Inra dans HRAccess alors qu'une personne seulement accueillie aura un attribut PEPS. Cette information est récupérée automatiquement et permet de différencier ces auteurs dans les exports.
Cela ne constitue plus un choix en amont, lors de la saisie.

Nous sommes conscients que cela implique un changement majeur pour vous. Mais finalement, lorsque vous voyez une affiliation Inra dans une publication, vous sélectionnez Agent Inra et l'aide à la saisie vous permet de retrouver l'auteur dans HR Access. Vous n'avez plus à vous renseigner pour savoir s'il est payé ou non par l'Inra. A l'usage, cela sera plus confortable.

Et si vous ne trouvez pas la personne dans HRAccess ? 
Si une personne ne se trouve pas dans HRAccess, c'est que c'est une personne extérieure. Elle est donc à saisir en auteur non Inra. A noter que si un DU déclare cette personne, il pourrait revendiquer ses productions déposées dans ProdInra pour l'évaluation de son unité.

Cas particuliers :

  • Vous n'avez saisi que le nom de la personne qui est très courant.
    • La liste complète étant tronquée pour une question de place, il se peut qu'elle n'apparaisse pas dans les propositions alors même qu'elle s'y trouve.
    • Dans ce cas, essayez de saisir aussi le prénom. Cela permet d'affiner la liste et souvent de trouver la personne.
    •  L'aide à la saisie va aussi chercher sur le nom de naissance de la personne si celui-ci est différent du nom d'usage (ou inversement), mais c'est le nom d'usage qui s'affiche dans les propositions.
  • Auteur retraité Inra
    • Si vous le trouvez en tant qu'auteur Inra, celui-ci n'est plus relié à aucune unité. Attention, pour que la notice soit valide, il faut mettre une unité. On peut mettre la dernière affiliation de l'auteur mais dans ce cas, le DU de l'unité aura cette publication dans ses listes. Pour ne pas le relier à une unité Inra, il faut le basculer en auteur externe.
    • Si vous ne le trouvez pas, il faut le saisir en auteur externe : Organisme : INRA et dans le champ service : retraité ou laisser vide.
  • Auteur ayant été radié de l'INRA avant 2005 (inclus)
    • Il n'apparait pas dans le référentiel HRAccess parce qu'il n'y a jamais été inclus.
    • Cela implique donc que tous les auteurs à partir de 2006 sont bien inclus dans le référentiel HRAccess
    • Il faut le saisir comme auteur externe : Organisme : Déroulé de l'INRA ; Sigle : INRA ; Service : Unité
  • PEPS non déclaré
    • Il faut également le saisir comme auteur externe, de la même manière qu'un auteur ayant été radié.
    • Certains stagiaires et PEPS peuvent être absents du référentiel. Si un auteur est absent du référentiel, il est
      possible de faire une demande pour qu’il soit intégré à HR Access.
      En attendant, le saisir en auteur externe, avec une affiliation externe :
      Sigle : INRA
      Organisme : Institut National de la Recherche Agronomique
      Service : Indiquer le nom de l'unité Inra du document : "Type d'unité" "Codique" "Acronyme unité" "Acronyme du ou des départements".
  • Auteur INRA contractant
    Désigne les non titulaires, les personnes en position de détachement 

Et si vous souhaitez saisir un auteur hors carrière Inra

Saisie d'un auteur INRA

Commet vérifier qu'un auteur est Inra ?
Par ex. pour une unité mixte Inra avec plusieurs partenaires, l'Inra n'est pas mentionnée dans l'adresse.
Tout d’abord, vérifier la présence de l’auteur dans le référentiel en cochant « oui auteur INRA », s’il l’est, conserver ces informations (l’unité doit correspondre à celle sur la publication). En cas de doute et de risque d'homonymies, vérifier la thématique de recherche, le lieu, les co-auteurs habituels (grâce à la cartographie) et/ou contacter l'unité.
Sinon, rebasculer l’auteur en auteur non Inra, toutes les informations saisies concernant l’auteur seront conservées (nom, prénom,
courriel, organisme).
Attention, lors du basculement, certaines informations comme le service (ou le sigle de l'organisme) disparaissent. Si l'auteur était déjà renseigné précédemment (ex notice importée), cliquer sur le bouton "Annuler" pour retrouver toutes les informations initiales.

S'agit-il d'un auteur INRA ? OUI

Nom : Saisir le nom de l'auteur
Vous ne trouverez ici que les personnes enregistrées dans le référentiel INRA (HRAccess / Selfservice).

Vous pouvez saisir librement le nom de l'auteur dans le champ "Nom de publication".

Prénom
Le prénom est rempli automatiquement via le référentiel des personnes HRAccess.
Une évolution est prévue afin de le rendre modifiable.

Nom de publication : Saisissez ici le nom inscrit sur la publication

Si le nom proposé n'est pas celui qui figure sur la publication, alors inscrivez librement ici le nom de publication.
Saisissez chaque élément du nom avec la 1ère lettre en majuscule (permet de corriger le nom de l'auteur en majuscule dans HR Access).

Le nom de publication est celui qui s'affiche en restitution.

Une personne souhaite harmoniser son nom de publication, il est possible d'effectuer une correction par lot (contacter l'équipe ProdInra de Versailles)

Rôle de l'auteur

Courriel

PEPS : Personnel et Partenaire Suivis
Désigne les personnes accueillies au sein d’une unité INRA mais payé par un autre organisme. Cette information est récupérée automatiquement à partir du référentiel HR Access.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la procédure de déclaration dans HR Access pour les PEPS.

Cette donnée est non modifiable (une évolution est prévue afin qu'elle le soit pour les relecteurs). Elle a la valeur "Oui" (= true) lorsque l'auteur est un PEPS. Elle a la valeur "Non (= false) lorsque l'auteur est un agent payé par l'Inra.

Si vous constatez des erreurs liées à la valeur PEPS, contactez le support.

Affiliation INRA

L'aide à la saisie vous permet de retrouver l'auteur dans HR Access et de remplir automatiquement les champs concernant l'affiliation.

Organisme : INRA

Laboratoire :

Vérifier que le contenu de ce champ correspond à l'affiliation de l'auteur indiquée sur la publication.
Ce champ sera affiché dans la notice complète.

Nom de l'unité : Commencez à saisir le nom, le sigle ou le codique de l'unité

Si l'affiliation d'unité de l'auteur n'est pas la bonne :
C’est toujours l’affiliation sur le document qui doit être prise en compte :

  • Changer la dernière affiliation si nécessaire par l’affiliation présente sur le document. Pour cela, saisir le codique de l'unité présente sur la publication dans le champ "Nom de l'unité" ou "Codique" et par l'aide à la saisie, sélectionner la bonne unité.
  • Bien faire attention aux dates des unités lors de l’auto‐complétion.
    Quand il y a eu fusion d’unité, il faut créer un permalien basée sur une recherche prenant en compte
    l’historique de la fusion afin que l’auteur retrouve toutes ses publications.

Si l'unité Inra ne se trouve pas dans le référentiel des structures, vous avez la possibilité d'indiquer comme affiliation externe une unité Inra.
C'est le cas par ex. des USC ou des unités anciennes absentes du référentiel Structures (référentiel incomplet avant 1998 - gestion non raisonnée et pas d'historisation des unités).
Les clauses du contrat entre les partenaires ne sont pas toujours définies à temps, d’où leur absence dans le référentiel Structure. C’est notamment le cas des USC où le processus de validation peut être très long.
Une demande a été faite lors de l’audit du référentiel Structures afin qu’un workflow soit mis en place pour disposer des informations à leur propos même dans le cas où le contrat n’est pas signé.
Toutes les demandes de modification dans le référentiel Structure sont à faire remonter à l’équipe ProdInra.
Règle d'écriture :

  • Organisme : "Institut National de la Recherche Agronomique"
  • Sigle de l'organisme : "INRA"
  • Service : Indiquer le nom de l'unité Inra du document : "Type d'unité" "Codique" "Acronyme unité" "Acronyme du ou des départements".

Codique

Type

Partenaires

Sigle

Pays

Ville

Département

Centre

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