L'aide à la saisie que vous avez pour les auteurs Inra se branche sur l'application HR Access de gestion du personnel Inra. HR Access référence toutes les personnes payées par l'Inra mais également ce qu'on appelle des PEPS (personnes travaillant dans une unité Inra ou ayant eu une mission à l'Inra).

La conséquence est :

  • Présence de personnes qui n'ont jamais travaillé à l'Inra mais que l'on a déclaré dans HR dans le cadre d'une mission (déplacement - colloque...)
  • Absence de personnes qui travaillent vraiment dans l'unité mais qui n'ont pas besoin LDAP Inra ou de remboursements de frais sur budget Inra.
  • Malgré ces deux biais, cette source d'information est la plus complète et pratique à ce jour.

Un auteur INRA au sens de Prodinra 2 est un auteur présent dans HRAccess, c'est à dire, affilié à une unité INRA quelle que soit l'organisme qui le paie. 

Comment sont-ils différenciés alors ? 

Ce n'est plus le problème des personnes qui déposent, complètent et valident une notice. Cette différenciation n'a d'intérêt que pour l'exploitation des données (tableaux de bord, indicateurs, bibliométrie).
Une personne payée par l'Inra aura un attribut Inra dans HRAccess alors qu'une personne seulement accueillie aura un attribut PEPS. Cette information est récupérée automatiquement et permet de différencier ces auteurs dans les exports.
Cela ne constitue plus un choix en amont, lors de la saisie.

Nous sommes conscients que cela implique un changement majeur pour vous. Mais finalement, lorsque vous voyez une affiliation Inra dans une publication, vous sélectionnez Agent Inra et l'aide à la saisie vous permet de retrouver l'auteur dans HR Access. Vous n'avez plus à vous renseigner pour savoir s'il est payé ou non par l'Inra. A l'usage, cela sera plus confortable.

Et si vous ne trouvez pas la personne dans HRAccess ? 

Si une personne ne se trouve pas dans HRAccess, c'est que c'est une personne extérieure. Elle est donc à saisir en auteur non Inra. A noter que si un DU déclare cette personne, il pourrait revendiquer ses productions déposées dans ProdInra pour l'évaluation de son unité.

Cas particuliers :

  • Vous n'avez saisi que le nom de la personne qui est très courant.
    • La liste complète étant tronquée pour une question de place, il se peut qu'elle n'apparaisse pas dans les propositions alors même qu'elle s'y trouve.
    • Dans ce cas, essayez de saisir aussi le prénom. Cela permet d'affiner la liste et souvent de trouver la personne.
    •  L'aide à la saisie va aussi chercher sur le nom de naissance de la personne si celui-ci est différent du nom d'usage (ou inversement), mais c'est le nom d'usage qui s'affiche dans les propositions.
  • Auteur retraité Inra
    • Si vous le trouvez en tant qu'auteur Inra, celui-ci n'est plus relié à aucune unité. Attention, pour que la notice soit conforme aux règles de catalogage, il faut mettre une unité. On peut mettre la dernière affiliation de l'auteur mais dans ce cas, le DU de l'unité aura cette publication dans ses listes. Pour ne pas le relier à une unité Inra, il faut le basculer en auteur externe.
    • Si vous ne le trouvez pas, il faut le saisir en auteur externe : Organisme : déroulé de l'INRA ; Sigle : INRA et dans le champ service : retraité ou laisser vide.
  • Auteur ayant été radié de l'INRA avant 2005 (inclus)
    • Il n'apparait pas dans le référentiel HRAccess parce qu'il n'y a jamais été inclus.
    • Cela implique donc que tous les auteurs à partir de 2006 sont bien inclus dans le référentiel HRAccess
    • Il faut le saisir comme auteur externe : Organisme : Déroulé de l'INRA ; Sigle : INRA ; Service : Unité
  • PEPS non déclaré
    • Il faut également le saisir comme auteur externe, de la même manière qu'un auteur ayant été radié.
    • Certains stagiaires et PEPS peuvent être absents du référentiel. Si un auteur est absent du référentiel, il est
      possible de faire une demande pour qu’il soit intégré à HR Access.
      En attendant, le saisir en auteur externe, avec une affiliation externe :
      Sigle : INRA
      Organisme : Institut National de la Recherche Agronomique
      Service : Indiquer le nom de l'unité Inra du document : "Type d'unité" "Codique" "Acronyme unité" "Acronyme du ou des départements".
  • Auteur INRA contractant
    Désigne les non titulaires, les personnes en position de détachement 

Et si vous souhaitez saisir un auteur hors carrière Inra

Saisie des différentes informations liées à un auteur Inra

Comment vérifier qu'un auteur est Inra ?

Par ex. pour une unité mixte Inra avec plusieurs partenaires, l'Inra n'est pas mentionnée dans l'adresse.

Tout d’abord, vérifier la présence de l’auteur dans le référentiel en cochant « oui auteur INRA », s’il l’est, conserver ces informations (l’unité doit correspondre à celle sur la publication). En cas de doute et de risque d'homonymies, vérifier la thématique de recherche, le lieu, les co-auteurs habituels (grâce à la cartographie) et/ou contacter l'unité.
Sinon, rebasculer l’auteur en auteur non Inra, toutes les informations saisies concernant l’auteur seront conservées (nom, prénom, courriel, organisme).

Attention, lors du basculement, certaines informations comme le service (ou le sigle de l'organisme) disparaissent. Si l'auteur était déjà renseigné précédemment (ex notice importée), cliquer sur le bouton "Annuler" pour retrouver toutes les informations initiales.

S'agit-il d'un auteur INRA ? OUI

Nom : Saisir le nom de l'auteur
Vous ne trouverez ici que les personnes enregistrées dans le référentiel INRA (HRAccess).

Prénom

Le prénom est rempli automatiquement via le référentiel des personnes HRAccess.

Ce champ n'est pas modifiable tout de suite (il apparait grisé).
Pour pouvoir modifier un prénom, il faut valider au préalable les informations de l'auteur puis re-modifier les données (via la crayon vert). Lorsque l'on retourne dans le bloc de l'auteur, le champ "Prénom" est modifiable (il n'apparait plus grisé).

Nom de publication : Saisissez ici le nom inscrit sur la publication

Si le nom proposé n'est pas celui qui figure sur la publication, alors inscrivez librement ici le nom de publication.
Saisissez chaque élément du nom avec la 1ère lettre en majuscule (permet de corriger le nom de l'auteur en majuscule dans HR Access).

Le nom de publication est celui qui s'affiche en restitution (affichage de la notice - export).

Si des scientifiques vous signalent ponctuellement des corrections sur le champ Auteur sur un trop grand nombre de notices, l'équipe ProdInra de Versailles peut faire une correction par lot.

Pour régler le problème à la source, il faut contacter le gestionnaire d'unité de l'auteur pour que la modification soit effectuée directement dans HR Access.

Rôle de l'auteur

Courriel

PEPS : Personnel et Partenaire Suivis.
Désigne les personnes accueillies au sein d’une unité INRA mais payées par un autre organisme. Cette information est récupérée automatiquement à partir du référentiel HR Access.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la procédure de déclaration dans HR Access pour les PEPS.
Cette donnée est non modifiable (une évolution est prévue afin qu'elle le soit pour les relecteurs). Elle a la valeur "Oui" (true) lorsque l'auteur est un PEPS. Elle a la valeur "Non" (false) lorsque l'auteur est un agent payé par l'Inra.
Si vous constatez des erreurs liées à la valeur PEPS, contactez le support.

Si le document à référencer comporte plus de 100 auteurs, il ne faut saisir que les 100 premiers ainsi que les auteurs Inra (au-delà du 100ème auteur).

Créé par Isabelle MASSART le 06/01/15 15:18
   
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