Remarques préliminaires :

Avant tout, il faut s'assurer que la notice n'est pas déjà présente dans ProdInra en 1 ou plusieurs exemplaires.

Comment fonctionne la détection des doublons ?
Dans les espaces en cours de création :
la recherche de doublons se fait sur le titre seul

Dans le dépôt complet :
la recherche de doublons se fait sur le titre et le nom du 1er auteur (Inra ou externe)
la recherche se fait aussi sur les identifiants :
- le DOI (identifiant pérenne vers le site de la revue chez l'éditeur
- le PMID (identifiant de la publication dans la base de données Pubmed)
- la clé UT (identifiant de la publication dans la base de données Web of Science)

Attention : l'année ou le type de document ne sont pas pris en compte. Il convient donc d'être vigilant.

Pour débuter la saisie d'une notice ayant des informations communes avec une notice préexistante (ex. Communications à un même congrès - Chapitres d'ouvrage), vous pouvez vous servir de la fonction "dupliquer", à partir de l'affichage complet de la notice. Cela vous fera gagner du temps.

dupliquer.jpg

Les champs obligatoires apparaissent ici avec un astérisque (ex. Titre *).

PMID

C'est l'identifiant de la publication référencée dans la base de données Pubmed (dans le domaine de la biologie et de la médecine).
Pour récupérer cet identifiant rechercher la publication dans Pubmed par le titre ou le DOI.

Le PMID se trouve en bas de page.

PMID bis.jpg

Thématiques de recherche

Ces thématiques correspondent aux thématiques de l'archive Hal (https://hal.archives-ouvertes.fr/

Vous pouvez choisir autant de thématiques que nécessaire pour qualifier le document.

La thématique "Economies et finances" (< "Sciences de l'Homme et Société") permet d'ajouter les codes JEL (classification en sciences économiques, créée par l'American Economic Association dont l’éditeur est Journal of Economic Literature).
Le champ Classification JEL apparaît dans l'onglet spécifique des types de produit :
- Article
- Ouvrage et chapitre d'ouvrage
- Communication avec ou sans actes, actes
- Rapport de recherche
Vous pouvez choisir le ou les codes JEL qui correspond(ent) à la publication.

Titre *

Le titre correspond au titre original présent sur la publication.
Saisissez le titre sans point à la fin sauf s'il s'agit d'un ! ou d'un ? 

Il doit être saisi en minuscules (excepté la première lettre en majuscules).
La règle d'écriture s'appuie sur la norme française de catalogage Afnor (NF Z44-061).
Elle doit aussi respecter les conventions d'écriture scientifique en vigueur :
Saisissez les noms d'espèce avec une majuscule à la 1ère lettre.
Saisissez les noms latins en italique.

Quelques exemples :
pH
ADN
Arabidopsis thaliana 

Si le titre n'est pas clair, saisir un titre que vous proposez entre [ ] afin d'expliciter le contenu.

ex : Rapport n° 3. Modèles [Rapport sur les modèles de marché en lien avec la PAC]

Pour les titres dans une langue dans un alphabet non latin, vous pouvez copier-coller directement le titre dans le champ.

Exemple de notice avec un titre en caractères chinois

Pour les caractères grecs, insérer les symboles à partir des icônes de mise en forme proposés en haut du champ Titre :

caractères grecs.JPG

Sous-titre

Le sous-titre correspond au sous-titre du titre original de la publication. Il apparaît souvent avec une typographie différente du titre original ou après deux points.

Le cas échéant, ce champ doit rester vide.

Les mêmes règles de saisie sont appliquées que celles pour la saisie du titre original.

Langue du titre

Saisissez la langue du titre original.

Commencer à taper la langue et l'index vous propose une langue et sa traduction en anglais :

Capture_langue_P2.PNG

Il est important de renseigner ce champ car il permet de qualifier le titre (dans quelle langue il est écrit) pour les archives connectées à ProdInra (ex. Hal).

Titre traduit

Le titre traduit correspond au titre traduit du titre original.
Il est présent sur le document.

Le cas échéant, ce champ doit rester vide (le titre original ne doit pas être traduit s'il est absent du document).

Langue du titre traduit

Saisissez la langue du titre traduit.

Commencer à taper la langue et l'index vous propose une langue et sa traduction en anglais :

Capture_langue_P2.PNG

Résumé

Le résumé correspond au résumé d'auteur présent sur le document.
Saisissez un point à la fin du résumé.
Supprimer le copyright à la fin du résumé, s'il est indiqué.

Privilégier le copié/collé.
Il est important que le format du résumé soit du texte brut.
En effet des caractères spéciaux invisibles peuvent être présents dans le résumé, ce qui peut provoquer des décalages de colonne lors de l'export tableur des références dans ProdInra.

Si vous utilisez le navigateur "Chrome" :
Par un clic droit,  vous pouvez coller du texte brut.

Si vous utilisez Firefox, IE ou un autre navigateur :
Nous vous conseillons de faire un copié/collé du résumé (coller sans mise en forme) dans Word :

Exemple:

1) Copier le contenu du résumé et coller le dans Word

2) Faire un CTRL H La boite de dialogue ci-dessous (Rechercher et remplacer) s'affiche:

Recherche1.png

3) Dans le zone de texte Rechercher: copier-coller le paragraphe   ^p

4) Puis Remplacer par: (Laissez cette zone de texte  vide)

5) Clic sur le bouton Remplacer tout

Résultat, Le texte est formaté pour le résumé de  la notice.

Le résumé est protégé au même titre que le titre. A des fins documentaires, il est également admis qu’il puisse être référencé dans la mesure où il ne dispense pas le lecteur de recourir à l’œuvre originale.

A noter qu’aux Etats Unis, ces pratiques de gestion des documents sont autorisés sur le fondement de la doctrine du "fair use" lorsque il s’agit bien d’un usage loyal des œuvres, notamment y donner accès.
Le fair use (que l'on peut traduire par "usage loyal", "usage raisonnable" ou "usage acceptable") est un ensemble de règles de droit, d'origine législative et jurisprudentielle, qui apportent des limitations et des exceptions aux droits exclusifs de l'auteur sur son œuvre (droit d'auteur). Source Wikipédia

A noter que pour les documents confidentiels, il ne faut pas référencer le résumé.

Ce champ n'est disponible que si vous cliquez sur le bouton + au niveau du champ "Ajouter un résumé".

Vous pouvez en saisir plusieurs, s'il existe en différentes langues.

Langue du résumé

Indiquer la langue du résumé d'auteur pour chaque résumé présent sur le document.

Commencer à taper la langue et l'index vous propose un langue et sa traduction en anglais :

Capture_langue_P2.PNG

Ce champ n'est disponible que si vous cliquez sur le bouton + au niveau du champ "Ajouter un résumé".

Année *

Format AAAA

Langue *

Indiquer la langue du document.

Commencer à taper la langue et l'index vous propose un langue et sa traduction en anglais :

Capture_langue_P2.PNG

Public visé *

C'est le public visé par la publication :

  • Scientifique (ex : revues scientifiques à comité de lecture, rapports de recherche...)
  • Professionnels (ex : revues techniques, rapports techniques...)
  • Pouvoirs publics (ex : rapports aux ministère...)
  • Grand public (ex : revues généralistes type "La Recherche"...)
  • Etudiants (ex : Ouvrage d'enseignement, cours...)
  • Autre : uniquement si les propositions précédentes ne conviennent pas.

Ce champ est mono-occurrent. Il ne peut pas être multi-occurrent car il sert à ventiler les publications dans les exports évaluations.

Voir aussi : Chantier Qualité/harmonisation des Revues

DOI : "identifiant d'objet numérique"

Le DOI commence toujours par "10."

Le lien DOI est pérenne, il identifie un document précis et suit ce document même si le site web change d'adresse.

Il est à privilégier par rapport à une url qui peut changer.

Lien URL

Saisissez une url commençant par http:// ou par www.

Ce champ n'est disponible que si vous cliquez sur le bouton + au niveau du champ Ajouter un lien URL.

Clés UT (WOS)

La mention "WOS:" ou "ISI:" ne doit pas être conservée.

Pour récupérer la clé UT, rechercher la publication dans le WOS, descendre jusqu’à  See more data fields

Wos2.bmp

Cliquer sur le bouton See more data fields pour faire apparaitre les informations

Wos4.bmp

Pour retrouver une publication dans le WOS vous pouvez utiliser le DOI, le titre de l'article, le titre de la revue, l'auteur... (par ordre de facilité)

Mots-clés

Les mots-clés correspondent aux mots-clés auteurs présents sur le document.
La saisie est libre.

Ne saisir qu'un mot-clé puis cliquez sur "Ajouter un mot-clé" pour les suivants.

Ce champ n'est disponible que si vous cliquez sur le bouton + au niveau du champ Ajouter un mot-clé.

Conseils de saisie des Mots clés dans ProdInra :

- Au singulier
- Accentué
- En minuscule (la 1ère lettre peut être en majuscules)
Afin de respecter les conventions d'écriture scientifiques, les sigles sont en majuscules. Certains termes sont des lettres en majuscule (ex. pH).
- Composé de plusieurs mots
- Sans tiret

Contact

Prénom Nom ; ...

Saisissez ici l'auteur de correspondance (corresponding author) signalé sur la publication ou la personne à contacter à propos du produit déposé.

S'il existe plusieurs auteurs de correspondance, il faut les séparer par un point virgule : Prénom1 Nom1 ; Prénom2 Nom2...

Il ne faut pas indiquer l'adresse électronique (mail) de l'auteur de correspondance. Cette donnée n'a pas de finalité à être affiché dans un champ de la notice ProdInra et pourrait nuire à la protection des données.

Notes

Indiquez les informations importantes qui ne peuvent pas être saisies dans un champ spécifique. Ce champ est visible dans la notice complète, donc n'indiquez que des informations pertinentes.
Le cas échéant, ce champ doit rester vide (ne pas mettre d'espace).

Séparez les différentes informations par une marque de paragraphe.

Diffusion de la notice *

Interne : la notice est accessible uniquement aux personnes ayant un ldap

Publique : la notice est accessible librement sur internet

Attention ce choix ne définit pas la diffusion des éventuelles pièces jointes à la notice.

Projet européen

Commencez à indiquer le nom, le sigle ou le numéro du projet européen concerné

Contrat, Financement

Nom ou nature du financement concerné (ex. UE, ANR…).

Séparer les différents financements par des points-virgules. 

Envoi vers HAL

L'export est automatique si vous cochez "oui". Si le document joint est public : la référence + le document sont envoyés.

Si l'export est fait manuellement par l'équipe, il n'y a que la référence bibliographique d'envoyée.

L'export se fait tous les soirs.

Télécharger l'aide à la saisie du département SAD : Information générales communes à tous les types de documents (oct. 2012)

   
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